Das Franchise-Handbuch

Das  Franchise-Handbuch  dient dazu, das gesamte grundlegende Know-How eines Franchise-Systems zu dokumentieren. Obwohl es für Franchise-Betriebe nicht zwingend ist ein Handbuch zu erstellen, so hat es sich in der Praxis durchgesetzt auf diese Form der Wissensvermittlung zu setzen.   

Im Kern geht es dabei um die detaillierte Aufstellung von Richtlinien und Prozessen der Franchise-Geber um neuen Franchise-Partnern zu zeigen, wie sie ihre (zukünftigen) Betriebe am besten führen sollen.  

Das Franchise-Handbuch ist somit eine „Bedienungsanleitung“ für Franchise-Unternehmen.  

Alternative Namen 

Obwohl der Begriff Franchise-Handbuch weit verbreitet ist, werden Ihnen, je nach System, auch andere Synonyme wie „Know-How Dokumentation“, „Franchise Wiki“ oder “Betriebshandbuch” unterkommen. 

Das Franchise-Handbuch soll die Einhaltung von Qualitätsstandards steuern und damit den Wiedererkennungswert der Marke durch jeden Franchise-Betrieb sicherstellen. Um die Einhaltung der Standards in einem System auch auf lange Dauer zu gewährleisten, muss das Franchise-Handbuch regelmäßig aktualisiert werden. Dies ist vor allem dann von Wichtigkeit, wenn Strukturen angepasst werden, die für den Erfolg der Franchise-Nehmer maßgeblich sind.  

Das Franchise-Handbuch ist die Basis dafür, dass alle Franchise-Partner wissen, was zu tun ist, was erlaubt ist, wie etwas im Tagesgeschäft gemacht wird und vor allem, wie nicht. 

Es dient als Mittel der Ausbildung, als Nachschlagewerk und zur laufenden Information der Franchise-Nehmer sowie aller Mitarbeiter. 

Der große Vorteil einer Existenzgründung mit einem Franchise-Betrieb ist, dass die Produkte und Prozesse, die für den erfolgreichen und reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes notwendig sind, nicht nur etabliert, sondern auch vielfach erprobt sind.  

Die Franchise-Zentrale stellt ihren Partnerbetrieben dieses Wissen im Franchise-Handbuch zur Verfügung. Die Inhalte des Franchise-Handbuches setzen sich also aus den praktischen Kenntnissen, die das Franchise-System durch Erfahrung gewonnen hat, zusammen. Dieses Wissen ist nicht allgemein bekannt, für die Franchise-Partner bedeutsam bzw. nützlich und es muss umfassend beschrieben sein (Definition des Deutschen Franchise-Verbandes).   

Aber nicht nur die Strukturen eines Franchise-Systems werden im Handbuch festgehalten, sondern auch die, dem Geschäftskonzept zugrunde liegende, Philosophie, Führungsgrundsätze und Wettbewerbsstrategien. 

Zusammenfassend gesagt, gliedert sich das Handbuch in Systembeschreibung und Betriebsmethoden. 

Letztlich sollte ein Handbuch auch praktisch anwendbare Inhalte wie Checklisten, Formulare und Musterangebote beinhalten.  

Das Franchisehandbuch besteht aus 3 unterschiedlichen Teilen:

1. Merkmals-/Verfahrensbeschreibung (s.o.)
2. unverbindliche Empfehlungen und
3. verbindliche Richtlinien. 

2. Unverbindliche Empfehlungen  

Neben den oben angeführten Beschreibungen enthält das Handbuch auch unverbindliche Empfehlungen. Sie erstrecken sich z.B. auf die Vorgehensweise bei der Suche nach Fehlern in der Systemanwendung. Hier unterscheidet sich das Franchise-Handbuch kaum von einem EDV-Handbuch.  

3. Verbindliche Richtlinien  

Besonders wichtig sind die verbindlichen Richtlinien. Sie haben Vertragscharakter, denn sie enthalten Details, die wegen des Umfangs oder der notwendigen Flexibilität in den Franchise-Vertrag nicht aufgenommen werden konnten. Üblich sind z.B. Richtlinien für das Leistungsprogramm, Markendesign, Werbestrategien, Bezugsquellen, Aus- und Weiterbildung und Controlling.  

Richtlinien müssen deutlich hervorgehoben und erkennbar sein, denn es handelt sich hierbei um die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Franchise-Systems und sie unterliegen damit dem sogenannten Transparenzgebot. 

Einblick in das Handbuch bekommen Interessenten der Regel im Rahmen der Vertragsverhandlungen, nachdem sie eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnet haben. Das Franchise-System ist durch die „vorvertragliche Aufklärungspflicht“ gebunden die Einsichtnahme zu ermöglichen.  

Da es sich hier um äußerst sensible Informationen handelt, ist es verständlich, dass Franchise-Geber sehr genau abwägen, wem und wann sie diese Informationen preisgeben.  

Ebenso wichtig ist es aber natürlich für Franchise-Interessenten sich bestmöglich überzeugen zu können, dass das entgeltliche Knowhow, auch als Grundlage für die Existenzgründung standhält.  

Die Interessen beider Parteien müssen sich hier also bestmöglich vereinen lassen.  

Der Mehrwert des Franchise-Handbuches für die Partnerbetriebe entsteht vor allem durch praxisnahe Beschreibungen der Detailaufgaben im Arbeitsalltag. Gute Handbücher vertiefen sich nicht vorderranging in Makrothemen wie die Lage des Marktes oder die Unternehmenspolitik, sondern fokussieren sich auf die Dokumentation von Arbeitsabläufen, die die Produktivität und die Zufriedenheit der Kund:innen steigern. Damit steigt auch die Wertschöpfung nachhaltig und belegbar.  

Und dies ist die Grundlage beim Kauf eines Franchise-Betriebes.